Crayon Mail: générateur de réponses d'email par IA, gratuit

Répondre à une réclamation client par email

Un client mécontent qui prend le temps d'écrire vous donne une chance de le garder. La réponse doit reconnaître le problème, sans en dire plus que nécessaire, et proposer une solution concrète. Collez la réclamation : Crayon Mail écrit une réponse calme et professionnelle.

Email reçu

Votre réponse

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Exemple

L'email reçu
Bonjour, Je suis très déçue : la commande de cartes de visite devait arriver mardi et je n'ai toujours rien reçu. J'en avais besoin pour un salon ce week-end. Que se passe-t-il ? Nadia Benali
La réponse
Bonjour Nadia, Je comprends votre déception, d'autant plus avec le salon ce week-end, et je suis désolé pour ce contretemps. J'ai vérifié votre commande : [EXPLICATION DU RETARD]. Pour que vous ayez vos cartes à temps, je vous propose [SOLUTION PROPOSÉE], avec une livraison au plus tard le [DATE DE LIVRAISON]. Je vous tiens informée dès l'expédition. N'hésitez pas à m'appeler au [VOTRE TÉLÉPHONE] si besoin. Bien cordialement, [VOTRE NOM]

Les passages surlignés, comme [DATE], sont à remplacer par vos informations. Enregistrez ceux qui ne changent pas dans « Mes champs » : Crayon Mail les écrira pour vous.

Conseils

  • Commencez par reconnaître ce que ressent votre client, avant toute explication.
  • Excusez-vous pour le désagrément, sans reconnaître une faute que vous n'avez pas vérifiée.
  • Proposez une solution précise, avec une date : c'est ce que votre client attend le plus.
  • Répondez vite, même si c'est pour dire que vous vérifiez et revenez vers lui avant une heure donnée.

Questions fréquentes

Faut-il proposer un geste commercial ?

Pas toujours. Une solution rapide compte souvent plus qu'une remise. Réservez le geste aux cas où le préjudice est réel, et présentez-le comme une attention, pas comme un aveu.

Que faire si la réclamation est injustifiée ?

Restez factuel et courtois : rappelez ce qui était prévu, montrez ce qui a été fait, et proposez malgré tout une piste pour avancer.

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